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Informationsmanagement-Zyklus mit Sharepoint: Intranet und Collaboration

24. Juli 2011

Seit ein paar Monaten arbeite ich mich nun systematisch in Sharepoint 2010 ein. Im Hinterkopf meine bisherigen Erfahrungen mit Enterprise 2.0 und Wissensmanagement, weckte kürzlich eine Graphik mein ganz besonderes Interesse, um mir das Potential von Sharepoint 2010 für ein Social Intranet (inkl. Collaboration und Wissensmanagement) der zeitgemäßen Art zu erschließen: das sogenannte 5i-Modell. Dieses Modell beinhaltet 5 Schritte des Umgangs mit Informationen (aus der Sicht des Individuums), die zueinander in einer logischen Abfolge stehen.

Ich möchte erst kurz das Modell selbst vorstellen (1.), um darauf aufbauend über die Notwendigkeit von sozialen/collaborativen Elementen zu spekulieren (2.). Außerdem lassen sich damit Verbindung zu meinen bisherigen Überlegungen im Blog zu schaffen:

Zur Vergrößerung bitte auf die Graphik klicken

Investigation: Der erste Schritt “Investigation” baut auf den vorhandenen Inhalten im Intranet auf. Es geht darum sich einen Überblick zu verschaffen, was an Informationen eigentlich im System verfügbar ist. Was wurde in der Vergangenheit zu einem Thema gemacht? Was wurde erarbeitet und bereitgestellt? Von wem gar? Vor allem aber geht es darum neue Ideen zu entwickeln: wie wurde es gemacht? Wie könnten heutige Herausforderungen angegangen werden?

Individuation: “Individuation” ist nun die Aneignung der reinen Information aus dem ersten Schritt. Man macht sich Gedanken zum Gefundenen, stellt Bezüge her, klärt Begrifflichkeiten. Informationen werden gesammelt und sortiert, auch bewertet. Erste Pro/Contra-Überlegungen finden in dieser Phase statt. [Ich persönlich würde “Blogs” in dieser Phase einordnen, jedenfalls individuelle Blogs. Wie ich mal in einem anderen Blogartikel schrieb, ist so ein Blog ein wunderbares Instrument sich über einen Sachverhalt Klarheit zu verschaffen, neue Bezüge herzustellen. Das gilt auch für diesen Blog und diesen Artikel…]

Interaktion: “Interaktion” ist jetzt der soziale Teil des Informationsmanagements. Nach dem Modell findet in diesem Stadium der Austausch mit anderen statt, angetrieben vom Wunsch die eigenen Gedanken und Bewertungen mit andern zu teilen. Gleichzeitig werden Ideen durch Ausformulierung nochmal durchdacht und oft stringenter. Feedback hilft die Ideen weiterzuentwickeln.

In-form-ation: Die Phase der “De-Subjektivierung”. Die in individuellen, persönlichen, von Erfahrung geprägten Inhalte werden jetzt wieder – wortwörtlich – in Projekträumen und Teamsites in Form gebracht. Es geht darum nun aus den collaborativen Inhalten strukturierte Dokumente zu erstellen, deren Kontext systematisch erfasst, nachvollziehbar und findbar gemacht werden soll.

Instruktion: “Instruktion” ist das frühere klassische Intranet des reinen Angebots. Die in den ersten vier Schritten erstellen Inhalte werden nun redaktionell bearbeitet und der firmeninternen “Öffentlichkeit” zugänglich gemacht. Informationen werden bereitgestellt, gefiltert, zielgruppengerecht zur Verfügung gestellt.

2.) Warum nun gefällt mir dieses Modell so gut? Das 5i-Modell veranschaulicht Thesen, die ich erst kürzlich in diesem Blog formuliert habe. Denn gerade in der Phase der “Interaktion” finden die ganzen sozialen / collaborativen Handlungen statt, die für Wissensmanagement, für organisationales Lernen, so wichtig sind – wobei die Grenzen zur Individuation (und auch In-form-ation fließend sind).

-> In einem so verstandenen Informationsmanagement-System sind die vermeintlich “weichen” sozialen Handlungen nichts, das nice-to-have wäre. Austausch, collaborative Zusammenarbeit, ist grundsätzlicher Bestandteil des Arbeitsprozesses:

Zur Vergrößerung bitte die Graphik anklicken

Erst kürzlich spekulierte ich in diesem Artikel (“These zum Wissensmanagement: Soziale Software ergänzt das Intranet. Muss es sogar ergänzen.“) darüber, dass zwischen Statischem Wissen (Informationen) und Dynamischem Wissen (Köpfe) eine Lücke klafft. Dass nur Informationen gespeichert werden können, und zur Weitergabe von Wissen der direkte Austausch von Menschen notwendig sei. Hier im 5i-Modell ist der Austausch über die Entstehungsbedingungen von gespeicherten Informationen, hinterlegten Kontexten und subjektiven Erfahrungen ein integrierter Bestandteil.

Das gleiche gilt auch für den Vorgänger-Artikel “Wie sag ich´s meinem Chef? Der Nutzen von Investitionen in Wissensmanagement”, den ich hiermit ergänzen und vertiefen wollte. Die Schlussfolgerung dort gilt genauso hier:

Fazit: Der zweifache konkrete Nutzen von Social Software / Collaboration / Enterprise 2.0 ist folgender:

  1. Soziale Software schafft Gelegenheit zum informellen Austausch, der aus räumlich/zeitlichen Gründen sonst nicht möglich wäre.
  2. Soziale Software schafft Gelegenheit zur nachfrage-getriebenen Wissensarbeit. Dann wenn sie notwendig ist. Zum Thema, das aktuellen Bedarf schafft.

[Quelle des 5i-Modells: Maier/Hädrich/Peinl (2009): “Enterprise Knowledge Infrastructures”, S. 43, Modifiziert durch die IPI Gmbh, Lichtenau]

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