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Besprechungskultur: Meetings effizient vor- und nachbereiten

27. April 2010

(C) Dilbert

Das Problem: Infos bereitstellen und aktualisieren

Meetings sind so eine Sache. Oft langweilen sich die Teilnehmer, es geht (zu) selten um das was wirklich anliegt, und oft werden sie als Zeitverschwendung empfunden. Die Agenda ist selten wirklich aktuell, noch bildet sie die kritischen Themen aus der Sicht der Teilnehmer ab. Die Diskussion geht somit an den wahren Problemen vorbei oder sprengt in der Besprechung die Agenda und den geplanten Zeitrahmen.

Das Protokoll wiederum wird meist nur von einer Person verfasst, bildet deren subjektive Eindrücke ab und verstaubt nach der „Veröffentlichung“ via E-Mail als Anhang und in einem Ordner auf dem gemeinsamen Laufwerk. So bringt das nichts.

Die Lösung

Ganz anders schaut die Sache aus wenn man die Meeting Vor- und Nachbereitung direkt über das Firmen/Abteilungs-Wiki organisiert! Aus eigener Erfahrung in mehreren Projekten und Firmen schätze ich den folgenden Ablauf:

Zum Vergrößern Graphik anklicken

Im ersten Schritt verzichtet man erstmal darauf die Agenda in eine Datei zu packen. Statt die Agenda in WORD zu verfassen und zu versenden macht es viel mehr Sinn die Agenda in der Vorbereitung direkt auf eine Wikiseite zu schreiben. Am besten in einem separaten Arbeitsbereich namens „Protokolle“, wo die maximale Übersicht gegeben ist – siehe Graphik.

Der Vorteil ist: Sobald die Agenda dort vorab veröffentlicht ist steht sie allen Teilnehmern zur Verfügung und kann schnell ergänzt werden, wenn es die Umstände erfordern. Die Agenda ist damit beim Meeting selbst immer aktuell und entspricht dem tatsächlichen Klärungsbedarf.

Im zweiten Schritt, während des stattfindenden Meetings, schreibt man zwar mit, aber besser nicht in WORD oder gar auf einen Zettel. Sehr viel mehr Sinn macht es direkt ins Wiki zu schreiben. Genauer: die einzelnen Agendapunkte um die einzelnen Standpunkte der Teilnehmer (und deren Namen) zu ergänzen.

Das hat wiederum den Riesenvorteil dass das Protokoll direkt während des Meetings entsteht. Direkt im System, wo man es sucht. Keine separate Datei wird mehr per E-Mail versendet und vergessen, die Ergebnisse der Besprechung sind für alle sofort verfügbar.

Im dritten Schritt bietet das einen weiteren Vorteil. Genauso wie in der Vorbereitung die Agenda ergänzt werden konnte kann man in der Nachbereitung das Protokoll ergänzen. Und im Ernst: wie häufig denkt man über das Gleiche gesprochen zu haben, nur um später zufällig das Gegenteil festzustellen. Das kann man auf diese Weise vermeiden. Abweichende Wahrnehmungen von Gegenstand und Ergebnis werden sichtbar, das Team kann damit umgehen.

Und obendrein werden die Protokolle damit Teil des Intranets, deren Inhalte über die integrierte Suchmaschine des Wikis gefunden und in Zusammenhänge gebracht werden kann. Die Protokolle werden so zum Baustein des Wissensmanagements (weiterführender Artikel).

Die Lösung (für Fortgeschrittene)

Gerade für räumlich getrennt arbeitende Teams bietet sich eine Variante an. Ich z.B. arbeite zurzeit mit zwei Teams auf folgende Weise: Vor dem eigentlichen Meeting bzw. in dem Fall vor den Telefonkonferenzen kopieren wir die Agenda kurz in ein Etherpad – zur Übersicht der Anbieter auf Graphik klicken.

Der Vorteil eines solchen Etherpad ist die Echtzeit-Zusammenarbeit! Ein Etherpad kann gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden. Echtzeit, da das Dokument tatsächlich zweimal pro Sekunde aktualisiert wird. Man kann wirklich dabei zuschauen wie jemand schreibt. Wenn einem keine Flipchart zur Verfügung steht ist es sehr sinnvoll einen Gedanken kurz aufzuschreiben, damit er für andere nachvollziehbarer wird.

Ist das Meeting fertig kopieren wir das entstandene Dokument und fügen es im Wiki ein. Fertig!

6 Kommentare leave one →
  1. 29. April 2010 19:09

    Die Idee dahinter ist gut. Nur hakt es meiner Meinung nach wiedermal an der optischen Aufbereitung (abgesehen von den f… See Moreür mit trockenen und kryptischen Beschreibungen im obigen Beispiel).

    Ich bin ein Link-Hasser, weil ich im Hinterkopf immer den groben Link-Baum behalten muss, um zu wissen, wie ich wohin zurückkomme. Also bleibe ich für alle relevanten Infos gerne auf einer einzigen Seite. Als klasse Erfindung hat sich die Ausklapp-Funktion entpuppt, die zB auch Spiegel Online verwendet. Mit der kann ich alle für mich nötigen Daten auch gleichzeitig geöffnet/ausgeklappt haben, den Rest aber geschlossen lassen. Das nur als Anmerkung…

    • 29. April 2010 19:35

      Die obige Beschreibung eines idealtypischen Meetings bzw. Telefonkonferenz ist „kryptisch“? Das merke ich mir😉

      Du schreibst dass du die relevanten Infos „gern auf einer Seite“ hast. Ganz deiner Meinung!

      Das ist ja das Schöne an einer Umsetzung mit einem Wiki, das ist auch die Kernaussage meines Artikels:
      Alles steht auf einer (Wiki-)Seite: Die Agenda, die einzelnen dazu besprochenen Aspekte, die Ergebnisse, und vielleicht sogar noch anschließende Kommentare im Anhang direkt unterhalb des eigentlichen Textes. Übersichtlicher geht es nicht mehr🙂

      Und auch bei den Links bin ich auf deiner Linie. Wikis bieten dir immer den sog. „Brotkrumenpfad“: man kann immer nachvollziehen über welche Wege man auf die aktuelle Seite kam…

  2. 29. April 2010 19:10

    Übrigens noch was zu Meetings: Du kennst sicher auch so ein paar Tipps dazu, wie zB das Abhalten von Meetings im Stehen, immer mit weniger als 8 Personen oder dass man immer pünktlich anfängt und in einem sehr engen Zeitkorsett arbeitet, um die Zeit effektiv füllen zu müssen.

    • 29. April 2010 19:30

      Bei diesen Punkten kann ich dir nur recht geben, solche Regeln sind ziemlich sinnvoll. Selbstverständlich sind das ebenfalls wichtige Aspekte für erfolgreiche Meetings.

      Ich habe allerdings bewusst darauf verzichtet, da ich in meinem Blog hier ausschließlich aus der Sicht als Unternehmensberater schreibe und mich auf „meine“ Themen konzentriere – das sind eben „Informationsmanagement“ und „Zusammenarbeit“, neben „Wissensmanagement“ und „Innovation“. Das hält auch die Texte fokussiert😉

Trackbacks

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