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Handbücher und Anleitungen mit Wikis verfassen. Und aktuell halten

4. Mai 2010

Handbücher und Anleitungen sind ein unverzichtbarer Bestandteil auch schon in kleineren Unternehmen. Es ist wichtig darüber nachzudenken wie die Arbeit im Unternehmen erledigt werden soll. Wer wann was  wie? Die Überlegungen werden in einem Handbuch oder einer Anleitung festgehalten, sei es der Postausgang oder Umgang mit Reklamationen.

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Festgehalten werden Handbücher und Anleitungen meist auf Papier sowie als WORD-Datei. Leider haben Papier und Dateien ein paar schwerwiegende Nachteile:

  • Anleitungen auf Papier sind Silos. Es gibt keine Möglichkeit die Inhalte im Ordner mit den Inhalten anderer Ordner zu verknüpfen – sprich: es gibt keine Hyperlinks. Damit fehlt die Möglichkeit weiterführende Informationen schnell zugänglich zu machen. Es bleibt bei der „Fußnote“.
  • Anleitungen auf Papier sind sehr unflexibel bei Veränderungen, z.B. Ansprechpartner, oder Ablauf:
    • Man muss entweder handschriftlich Veränderungen eintragen. Oder einen Zettel mit Ergänzungen verfassen. Oder die ganze Datei ändern und das Dokument erneut ausdrucken, um die Veränderung gleich fixiert zu haben.
    • Und wenn etwas verändert wurde: Woher weiß man dass die Routine verändert wurde? Woher weiß man wer die Anleitung verändert hat und warum? Und darüber hinaus: Was die Veränderung überhaupt ist? Welcher Teil der Anleitung?

Handbücher in WORD-Dateien sind nicht viel besser. Man kann zwar Hyperlinks auf andere Dateien im Laufwerk setzen. Und es gibt die Möglichkeit bei jeder Veränderung eine neue Datei anzulegen, mit Namen des Autors und Datum. Was aber auf Dauer meist zu einer unübersichtlichen Anzahl verschiedenster Versionen führt. Ansonsten sind die geschilderten Probleme die gleichen.

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Wenn man für Handbücher und Anleitungen Wikis statt Papier oder Datei nimmt entgeht man diesen Nachteilen und gewinnt noch ein paar Vorteile dazu🙂 :

  • Inhalte: Wikis erlauben es beliebigen interne und externe Inhalte zu verlinken, um so wichtige weiterführende (Hintergrund-) Informationen zugänglich zu machen
  • Aktualität: Wenn eine Veränderung notwendig wird (Ansprechpartner, Ablauf), oder auch jemand eine gute Idee hat, lässt sich die Anleitung sehr schnell verändern. Einfach die Wiki-Seite wie ein Schaufenster öffnen, Inhalte verändern, Schaufenster schließen, Inhalt aktualisiert. Schon steht die verbesserte Anleitung allen zur Verfügung.
  • Übersichtlichkeit: Es gibt in einem Wiki von einer Wiki-Seite immer nur eine Version – die aktuellste. Es ist dadurch ausgeschlossen dass es mehrere Versionen einer Anleitung gibt.
  • Transparenz: Um Versionen eines Textes nachvollziehbar zu machen haben Wikis eine sog. Historie. Man sieht immer wer wann was an einem Text verändert hat. Durch den direkten Vergleich ist gleich klar was genau verändert wurde. Dadurch kann man auch die jeweiligen Fachleute identifizieren und bei Bedarf direkt fragen.
  • Benachrichtigung über Veränderungen: Wenn eine Wiki-Seite verändert wurde kann man sich via E-Mail oder gleich per RSS über die Veränderung unterrichten lassen. Entweder weil die Anleitung für einen wichtig ist oder weil einen das Thema an sich interessiert.

Man ist auf jeden Fall immer auf dem Laufenden wenn Handbücher und Anleitungen in einem Wiki erstellt, zur Verfügung gestellt und auch dort aktualisiert werden🙂

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