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Gemeinsam Texte verfassen: Statt E-Mail und Datei besser mit Wiki

6. Mai 2010
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Der große Verteil von Wikis ist die Möglichkeit gemeinsam Inhalte zu verfassen. Miteinander kollaborativ zu arbeiten. Sei es um Meetings vor- und nachzubereiten, Veranstaltungen zu organisieren oder Handbücher zu schreiben und aktuell zu halten.

Das Stichwort „kollaborativ“ ist der Schlüssel, denn es geht nicht nur um eine effektivere Alternative zu WORD-Dokumenten, die per E-Mail versendet werden. Es geht um eine andere Arbeitsweise. Schneller und mit höherer Qualität🙂

Mit Sicherheit kennen Sie das folgende Szenario, haben es so oder so schon erlebt:

  1. Nehmen wir an ein Konzept muss erstellt werden, vielleicht ein Marketingkonzept für den Kunden XY. Ein Mitarbeiter öffnet im ersten Schritt ein Word-Dokument, verfasst einen Rohentwurf und sendet den per E-Mail an alle die es betrifft – oder betreffen könnte. Mit der Aufforderung den Rohentwurf zu bearbeiten und zu ergänzen
  2. Wer dafür verantwortlich ist und/oder Zeit hat bearbeitet den Entwurf, macht eine neue Version auf dem gemeinsamen Laufwerk, schreibt eine E-Mail mit oder ohne Anhang der Datei und sagt allen dass und was verändert wurde
  3. Das inspiriert im dritten Schritt einen weiteren Mitarbeiter für „seine“ Veränderung. Ablage auf dem Laufwerk, E-Mail vielleicht mit Anhang
  4. … , bis am Ende ein Ergebnis steht

Typische Probleme bei dieser Arbeitsweise:

  • Früher oder später werden mehrere Leute parallel am Entwurf arbeiten. Diese Versionen werden vielleicht parallel per E-Mail verschickt, vielleicht ebenfalls im gleichen Ordner abgelegt. Mehrere Versionen sind im Umlauf
  • Wenn mehrere Leute parallel an einem Entwurf arbeiten passiert es nicht selten dass die Entwürfe in unterschiedlichen Ordnern abgelegt werden. Z.B. mal unter „Konzept“, mal unter „Kunde XY“, mal unter „2010“, weil es heute geschrieben wird, oder „2011“, weil das Konzept 2011 umgesetzt werden soll …😉
  • Wenn es Fragen gibt zu den Zwischenversionen geht die Suche los: in Ordnern, in E-Mails, in E-Mail-Anhängen. Es wird telefoniert und wieder „ge-e-mailt“, wer wann was warum geschrieben hat.
  • Apropos: Wenn es sich um ein Team handelt ohne gemeinsames Büro ist es nicht unwahrscheinlich dass es gar kein gemeinsames Laufwerk gibt. Dann sind E-Mails und deren Anhänge das einzige Archiv! Worst Case wenn es Probleme gibt.

***

Gemeinsam Texte verfassen in einem Wiki statt mit E-Mail, Datei und Laufwerk

Das geht viel besser🙂 Wenn Texte in einem Wiki erarbeitet werden spart man sich alle diese Probleme und eröffnet sich sogar weitere Vorteile:

  • Übersichtlichkeit: Es gibt in einem Wiki von einer Wiki-Seite immer nur eine Version – die aktuellste. Es ist dadurch ausgeschlossen dass es mehrere Versionen einer Anleitung gibt.
  • Transparenz: Um Versionen eines Textes nachvollziehbar zu machen haben Wikis eine sog. Historie. Man sieht immer wer wann was an einem Text verändert hat. Durch den direkten Vergleich ist gleich klar was genau verändert wurde. Dadurch kann man auch die jeweiligen Fachleute zu identifizieren und bei Bedarf direkt zu fragen.
  • Benachrichtigung über Veränderungen: Wenn eine Wiki-Seite verändert wurde kann man sich via E-Mail oder gleich per RSS über die Veränderung unterrichten lassen. Entweder weil der Text für einen wichtig ist oder weil einen das Thema an sich interessiert. Vor allem versendet man keine Dateien mehr oder Begründungen für Veränderungen. Versendet werden Benachrichtigungen über die Veränderung an sich, sonst nichts. Der Rest steht sehr übersichtlich direkt im Text.
  • Weniger „E-Mail-Spam“: Damit ist auch ausgeschlossen dass unnötigerweise Menschen durch „CC“-Mails belästigt werden🙂

***

UPDATE 9.5.2010: Gerade las ich eine spannende kleine Interviewserie bei Andrea Back über die Verwendung von Sozialer Software in der Anwaltskanzlei Mallesons. Dort nutzt man ebenfalls ein Wiki alternativ zu WORD + E-Mail, und verteilt die darin entstandenen Informationen gleich noch via RSS zielgenau an die Kunden:

To get to that granularity, managing information needs to be organized in a much better way: The information gathering should be done using RSS aggregation. … The RSS subscribed info is put into a wiki where people can collaboratively work on a piece, rather than copy&paste it into a word document and send it around, which leads to many different versions. The value adding activities now take place in the wiki, a very transparent way of working. And then that info can be fed to the partners; they add their own analysis and provide information tailored to their clients.

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