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Wie sag ich´s meinem Chef? Der Nutzen von Investitionen in Wissensmanagement

21. Juli 2011

Auf einer Wissensmanagement-Veranstaltung in München diese Woche fragte eine Teilnehmerin den Referenten, wie sie dem Chef das ganze Wissensmanagement-Thema „verkaufen“ solle? Wissensmanagement sei eine feine Sache, Sharepoint sei eine feine Sache und würde diesbezüglich einiges bieten, aber wie konkret könne man den Nutzen exakt benennen oder beziffern? Warum bei der Planung eines Intranets auf „Collaboration“ achten? (Diese Studie von Forrester liefert auf 30 Seiten interessante Zahlen, danke Johannes🙂 ) Ich formulierte beim Mittagessen meine These in zwei Teilen, folgendermaßen:

Quelle: Microsoft Cliparts

1.) Wenn Amerikaner von „Watercooler“-Beispiel sprechen, verwenden wir hierzulande das Bild von der sprichwörtlichen Raucherecke, in der sich die Mitarbeiter treffen und informell Wissen austauschen (Hier ein paar Gedanken dazu). Ein, wie ich meine, für die Bewältigung von Aufgaben und Lernprozesse unverzichtbarer Bestandteil der Arbeitsprozesse.

Nun kommt es allerdings immer häufiger vor dass solche informellen Gespräche aus örtlich/zeitlichen Gründen nicht, oder nicht immer, und nicht mit jedem möglich sind. Das fängt mit Projektteam-Kollegen an, die sich in einem anderen Gebäude befinden, geht mit Home Office weiter, oder dem Außeneinsatz des Kollegen beim Kunden, und endet mit der Verteilung des Teams über mehrere Städte/Länder/Kontinente. Wie also sollen unter solchen Umständen informelle Gespräche zustande kommen?

Genau dafür sind die ganzen Enterprise 2.0-Werkzeuge nützlich. Wikis, Blogs, Microblogging u.a. sind im Grunde auf unterschiedliche Weise asynchrone Gespräche. Gespräche zwischen Menschen, die aus räumlich/zeitlichen Gründen nicht in der Lage sind informelle Gespräche zu führen und Wissen auszutauschen. Mit dem zusätzlichen Vorteil, dass sich diese „Gespräche“ wiederum – sie sind ja schriftlich und innerhalb des Systems – weiterverarbeiten und wiederverwenden lassen.

2.) Das zweite Argument, warum sich die Investition in „Wissensmanagement“ allgemein, und in kollaborative Werkzeuge und Prozesse im Besonderen lohnt, ist eine Besonderheit des Wissens – aber vor allem was daraus folgt.

Wissen sitzt bekanntlich zwischen den Ohren, und nur dort. Wissen ist subjektiv, an Personen gebunden, an einen Kontext gebunden, lebt, und wird täglich neu bewertet – ausführlich hier besprochen. Das bedeutet dass man Wissen nicht speichern kann🙂 Informationen lassen sich speichern, der Kontext, der aus Informationen Wissen macht, aber nur durch Tricks abbilden (siehe auch die erweiterte Wissenstreppe).

Klingt abstrakt, ist aber ein konkretes Problem im Projektmanagement. Jeder kennt die Situationen, in denen im Projektverlauf Fragen aufkommen, mit denen man vorher nicht gerechnet hat, nicht rechnen konnte. Fragen, auf die die Organisation nicht auf Anhieb eine Antwort „weiß“ – Wissen fehlt. Wissen darüber wie sich ein Problem in einem bestimmten Kontext lösen lässt. In Lessons Learned / Best Practices und Datenbank-gestützten Lösungen kann man einigermaßen abbilden wie ein früheres Problem gelöst wurde. Aber nicht wie ein zukünftiges Problem zu lösen wäre. Eine angebotsorientierte Lösung kann immer nur Hilfestellung bei der Suche sein nach neuen, heutigen Lösungen.

Solche ungeplanten Abstimmungsprozesse zur Problemlösung lassen sich schön mit dem Begriff der Emergenz beschreiben (Wikipedia). Collaboration-Features ermöglichen nachfrageorientierten Austausch, Wissensarbeit, zu Themen, die man vorher nicht als wichtig eingestuft hat, mit Beteiligten, von denen man vorher nicht geahnt hat, dass sie und deren Wissen zur Problemlösung notwendig wären.

(Ich glaube ich muss demnächst wirklich mal über das Wesen der Collaboration reflektieren…)

Fazit: Der zweifache konkrete Nutzen von Social Software / Collaboration / Enterprise 2.0 ist folgender:

  1. Soziale Software schafft Gelegenheit zum informellen Austausch, der aus räumlich/zeitlichen Gründen sonst nicht möglich wäre.
  2. Soziale Software schafft Gelegenheit zur nachfrage-getriebenen Wissensarbeit. Dann wenn sie notwendig ist. Zum Thema, das aktuellen Bedarf schafft.
  3. >>> Investitionen in so verstandenes Wissensmanagement sind daher nicht mehr vom Gleichen, sondern ergänzen bestehende Arbeitsprozesse an den Stellen, an denen sonst oft notwendiger Austausch zur Problemlösung unterbleibt. Austausch, um als Organisation zu lernen!

UPDATE 24.7.2011: Um meine Gedanken noch besser zu veranschaulichen, und in einen tieferen Zusammenhang mit Microsoft Sharepoint zu setzen, habe ich einen Artikel veröffentlicht unter dem Titel „Informationsmanagement-Zyklus mit Sharepoint: Klassisches Intranet und Collaboration als integriertes System“.

3 Kommentare leave one →
  1. 25. Juli 2011 12:53

    Weitere Ideen, wie man den Nutzen von Wissensmanagement mit SharePoint fassen kann, finden sich hier:

    http://www.layer2.de/de/leistungen/sharepoint-wissensmanagement/Seiten/default.aspx

  2. 25. Juli 2011 13:01

    Danke für die Ergänzung, ist gut formuliert. Wobei ich mit Absicht nicht konkret in Sharepoint eingestiegen bin, sondern bewusst einen übergeordneten Rahmen skizziert habe.

    Solche Inhalte wie auf eurem Blog sind richtig, dann aber doch eher was für die Schulungen… Hier halte ich meine Aussagen lieber übersichtlich🙂

Trackbacks

  1. Informationsmanagement-Zyklus mit Sharepoint: Klassisches Intranet und Collaboration als integriertes System «

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