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Sharepoint-Wikis (2): Sinnvolle Ergänzung von Teamsites für Zusammenarbeit und Innovation

20. Februar 2012

„Hätte ich die Leute gefragt, was sie sich wünschen – sie hätten nach einem schnelleren Pferd verlangt.“

Zitat: Henry Ford, Automobilhersteller

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Dieser Artikel ist die Fortsetzung des ersten Teils (hier entlang), der folgenden Fragen nachgeht:

  1. Zusammenfassung
  2. Wozu sind Wikis grundsätzlich geeignet?
  3. Was lässt sich mit einer Sharepoint-Teamsite besser als mit einem Wiki umsetzen?

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Bevor ich ins Detail gehe, noch ein kleiner Hinweis. Wenn im Folgenden die Rede ist von Wiki, dann meine ich damit zwei Dinge ausdrücklich nicht:

  • Wiki-Extensions für Sharepoint (Artikel für eine Anbieterübersicht)
  • Ausgewachsene Prozessmanagement- oder Qualitätsmanagement-Systeme auf Basis eines Sharepoint-Wikis

-> Die Rede ist daher ausdrücklich von schlanken Wikis ohne Firlefanz, vom Wikiprinzip sozusagen …

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4.) Was lässt sich besonders gut mit einem SharePoint-Wiki umsetzen?

Sharepoint Wikis innerhalb einer Sharepoint-Umgebung sind hervorragend geeignet für Zusammenarbeit über Linienorganisations- und Teamgrenzen hinaus. Vor allem für ungeplante Prozesse, wo sie als notwendig empfunden werden, und für ungeplante Ergebnisse, von denen vorab nicht klar war, dass das Ergebnis für das Unternehmen von Bedeutung ist. Für Neues! Für Sprung-Innovation!

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Eine Kernaussage im dritten Teil war, dass die Sharepoint-Teamsite sehr gut für die Organisation von strukturierten Arbeitsprozessen ist, und dass Wikis deshalb für anderes genutzt werden können. Für organisatorische Aufgaben muss man sie nicht mehr einsetzen, das kann die Teamsite besser. Dafür kann man sich bestimmte Eigenschaften von Wikis zunutze machen:

  • Befreiung des Inhaltes von unnötigen Containern wie Dokumenten, die erst bearbeitet werden können wenn sie heruntergeladen und mit der zugehörigen Anwendung bearbeitet werden. Das heißt eben auch, dass Inhalte nicht linear erstellt werden müssen, sondern sich stärker entwickeln können.
  • Transparenz von Autorenschaft von Änderungen / Weiterentwicklungen, was in einem iterativem Arbeitsprozess erst richtig Sinn macht.
  • Assoziative Verknüpfung der Inhalte durch Hyperlinks im Text, und Strukturierung durch Tags und Kategorien

Die Wiki-Logik ist eine offene. Es geht darum Kontrolle abzugeben, einen Rahmen zu setzen und innerhalb dieses Rahmens organisches Wachstum zu erlauben. Letztlich geht es um die Fragen, was überhaupt geschützt werden muss? Vor wem? Welche Freiräume und Informationen man umgekehrt anbieten kann?

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Ein schönes Beispiel wäre dieser Text als solcher: Es war vorher nicht klar welchen Inhalt er vorher haben würde. Mit dem Schreiben war es ja nicht getan, das ganze Thema musste erst entwickelt werden … Thema sollte sein der Nutzen des Sharepoint-Wikis, ja, aber sonst?

Dann fächerten sich die Themen langsam auf und wurden zusehends umfangreicher: wozu taugen Wikis denn grundsätzlich? Gab es eine Veränderung der Nutzung über Zeit? Wozu werden Wikis heute eingesetzt? Wozu typischerweise in Sharepoint-Umgebungen? Wie grenzt man Wikis von anderen kollaborativen Werkzeugen innerhalb einer Sharepoint-Instanz ab? Was können die jeweiligen Werkzeuge, und was lässt sich gut damit umsetzen?

Diese ganzen Facetten wollten für diesen Text berücksichtigt sein – ohne dass alle verwendet werden könnten. Hinzu kam: Was empfehlen wir den Kunden? Welche Positionen gibt im Unternehmen dazu? …

Daher, und das ist wichtig, war nicht von vornherein einschätzbar, welche logische Argumentationsstruktur  dieser Text haben würde. Was würde A sein, was B? Ein Text wie dieser ist im Kleinen ein Beispiel, wofür man innerhalb einer Wiki-Struktur zusammenarbeiten kann, wann es Sinn macht.

Weil: Inhalte entstehen in einem Wiki nicht linear (wie in einem Dokument), sondern assoziativ.

Um nochmals den Bogen zum Zitat von Henry Ford zu schlagen, wäre die Fragestellung hier eher: „Wie können wir Mobilität neu denken? Welche Parallelentwicklungen gibt es, die man sich zunutze machen kann?

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Um diese These zu belegen, das s sowohl Teamsites als auch Wikis in einer Sharepoint-Instanz ihre Berechtigung haben, lohnt es sich noch einen kurzen Blick auf das 5i-Modell zu werfen, über das ich an anderer Stelle bereits schrieb. Das 5i Modell bildet ab, wie Mitarbeiter sich in einem schrittweisen Prozess Wissen aneignen. Es ist kein Einführungsmodell für Wissensmanagement, sondern bildet einen fortlaufenden iterativen Prozess ab.

Zur Vergrößerung bitte auf die Graphik klicken

Wenn ich es mir recht überlege war der Artikel über das 5i Modell schon eine Vorwegnahme dieses Artikels. Zwei Aspekte aus dem Modell sind für die Betrachtung von Wikis besonders interessant. Über den Schritt der Interaktion schrieb ich:

Interaktion: “Interaktion” ist jetzt der soziale Teil des Informationsmanagements. Nach dem Modell findet in diesem Stadium der Austausch mit anderen statt, angetrieben vom Wunsch die eigenen Gedanken und Bewertungen mit andern zu teilen. Gleichzeitig werden Ideen durch Ausformulierung nochmal durchdacht und oft stringenter. Feedback hilft die Ideen weiterzuentwickeln.

Der nachfolgende Schritt der In-form-ation bringt die daraus gewonnen Inhalte und Erkenntnisse wieder zurück in einen strukturierten Arbeitsprozess:

In-form-ation: Die Phase der “De-Subjektivierung”. Die in individuellen, persönlichen, von Erfahrung geprägten Inhalte werden jetzt wieder – wortwörtlich – in Projekträumen und Teamsites in Form gebracht. Es geht darum nun aus den collaborativen Inhalten strukturierte Dokumente zu erstellen, deren Kontext systematisch erfasst, nachvollziehbar und findbar gemacht werden soll.

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Fazit:

  • Teamsites und Wikis in einer Sharepoint-Instanz sind nicht einfach nur „mehr vom Gleichen“, oder  eine andere Möglichkeit für gleiche Zwecke. Beide Werkzeuge haben spezifische Eigenschaften und Anwendungsgebiete, die man brücksichtigen sollte.
  • Die Verwendung von Wikis in Sharepoint neben Teamsites macht – abhängig vom Use Case – Sinn, und ist auch nicht redundant.
  • Der Hauptnutzen von Wikis in einem Sharepoint-Umfeld ist der für dezidierte Innovationszwecke, für F&E. Wikis ermöglichen leicht die ungeplante Zusammenarbeit über Linienorganisations- oder Projektteamgrenzen hinaus, die von den Beteiligten aber als notwendig erachtet wird. Weil innerhalb eines funktionierenden Wiki-Systems auch Inhalte erfasst werden können, von denen eben vorher kein Wissen im Unternehmen vorhanden über deren Wichtigkeit vorhanden war. Von Leuten, die vorher nicht als Kompetenzträger identifiziert wurden.

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Der dritte und letzte Teil dieser kleinen Serie sind Überlegungen, welche Anforderungen ein Wiki innerhalb einer Sharepoint-Instanz an ein Governance-Konzept grundsätzlich richtet – hier entlang bitte.

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UPDATE, 4.4.2012: Den Gedankengang aus diesem Artikel habe ich weiterentwickelt hier: Wiki im Sharepoint: Motor für Durchbruchs-Innovation (Kaikadu) -> so langsam sind die Grundlagen beschrieben, und es wird grundsätzlicher …

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