Veranstaltungen vorbereiten: schneller und transparenter mit Wiki

Um eine Veranstaltung / Event vorzubereiten kann man selbstverständlich die üblichen Werkzeuge nutzen: Vor allem E-Mails versenden mit Dateianhängen, gefüllt mir Anforderungen und Zwischenversionen, ebenso Bilder. Natürlich kann man zusätzlich telefonieren und abklären, in welcher E-Mail wann welche Datei war. Welche Zwischenversion jetzt die aktuelle und verbindliche ist? Und sich eine Neue E-Mail senden. … Man kann allerdings auch mit einem kleinen Wiki arbeiten 🙂 (Z.B. Google Sites, pbWorks oder Wikispaces…)

Wie ein Wiki funktioniert

Die Funktionsweise eines Wiki erklärt sich ganz gut am Beispiel eines Schaufensters. Eine normale Webseite ist wie ein Schaufenster:

Man kann das Schaufenster betrachten, aber nichts verändern. Das können nur wenige Personen, die „von hinten“ einen Zugang haben.

Ein Wiki wiederum ist wie ein Schaufenster, das man öffnen kann – vorausgesetzt der Eigentümer gab die Erlaubnis. Dann ist man in der Lage die Inhalte zu betrachten und bei Bedarf zu ergänzen oder neu zu gestalten.

Jetzt stellen Sie sich vor Sie hätten eine Übersicht wer von den Nutzern wann welche Inhalte im Schaufenster verändert hat. Es gibt immer nur eine Version des Schaufensters, und sie ist immer aktuell. Sie müssen nie wieder nach einer Version suchen, oder den Verantwortlichen der Version…

Und obendrein haben Sie noch die Möglichkeit unterschiedliche Schaufenster miteinander zu verbinden, auf vertiefende „Spezialschaufenster“ hinweisen, z.B. Frühling, Hosen, Schuhe, Grün… Sogar Inhalte in mehreren Schaufenstern gleichzeitig sichtbar machen.

Organisation einer Veranstaltung mit einen Wiki

Nehmen wir an wir wollen als Veranstaltung eine Jubiläums-Schifffahrt veranstalten. Das Wiki funktioniert dann wie ein großes Dokument mit Unterseiten. Sie können sich den Umweg über eine Datei sparen. Sie schreiben direkt ins Wiki. Ohne Datei entfällt auch die Notwendigkeit etwas per E-Mail zu versenden. Sie sparen sich also auch die E-Mail und den damit verbundenen Aufwand.

Folgende Inhalte z.B. könnten Sie sehr schön in unserem Beispiel über das Wiki organisieren:

• Der Ablauf: Vom Ablauf hat man zu Beginn der Planung eine Vorstellung, aber die kann sich ja noch ändern. Veränderungen allerdings muss man abstimmen. Sie senden aber keine Dateien mehr per E-Mail durch die Gegend, sie schreiben sie direkt ins Wiki, am besten auf die Startseite. Entweder haben sich Ihre Partner eine automatische Benachrichtigung eingerichtet (hier und hier), oder sie bekommen von Ihnen einen kurzen Hinweis auf eine Veränderung. Bei Bedarf wird der Ablauf kurz angepasst, und auch die Begründung kann für alle nachvollziehbar gelesen werden.
• Die Rede: Die Rede ist das Herzstück einer Veranstaltung, dementsprechend arbeiten meist mehrere Leute mit Sorgfalt daran. Sie senden auch hier keine Datei mehr. Sie schreiben die Rede direkt ins Wiki und bearbeiten sie dort, ebenso die anderen Beteiligten.
• Fotos / Bilder: Zu einer Schifffahrt gehören Uniformen. Sie stellen Abbildungen von denkbaren Uniformen direkt in das Wiki ein, die dort wie im Windows Explorer betrachtet werden können. Eine Auswahl kann getroffen werden. Warum diese, warum diese nicht? Sie können die Beurteilung direkt neben die Bilder schreiben. Versuchen Sie das mal im Windows Explorer 😉
• Dokumentenablage: Manchmal ist es notwendig PDFs oder Präsentationen für die Organisation einer Veranstaltung verfügbar zu machen, oder auch Excel-Sheets. Auch diese Dokumente müssen Sie nicht versenden. Sie stellen sie direkt in das Wiki, entweder in einem separaten Ordner oder einer Seite zugeordnet, z.B. der Rede…
• Rätsel: Rätsel sind lustig und machen Spaß. Die Leute mögen sie. Sie könnten eine Seite eröffnen auf der Sie die Ihnen thematisch bekannten Rätsel sammeln. Diese Liste kann jederzeit von allen Beteiligten ergänzt werden, sie können sich gegenseitig inspirieren.
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Fazit

Wikis und andere Werkzeuge sind sehr nützlich um gemeinsame Lösungen zu erarbeiten! Ich selbst nutze gerade zwei Stück parallel, um an gemeinsamen Dienstleistungen mit anderen Leuten zu arbeiten. Beide Male habe ich sie eingeführt, beide Male wurde der Nutzen schnell erkannt. Auf dieser Seite habe ich eine weiter Übersicht der Vorteile erstellt, ebenso auf der Startseite.