Sharepoint-Wikis (1): Sinnvolle Ergänzung von Teamsites für Zusammenarbeit und Innovation

„Hätte ich die Leute gefragt, was sie sich wünschen – sie hätten nach einem schnelleren Pferd verlangt“

Zitat: Henry Ford, Automobilhersteller

1.) Zusammenfassung

Quelle: Microsoft Images

Die gleichzeitige Verwendung von Teamsites und Wikis innerhalb von Sharepoint ermöglicht Wikis für das einzusetzen, was damit besonders gut funktioniert: Ungeplante, aber notwendige Zusammenarbeit über Linienorganisations- und Teamgrenzen hinweg. Für die Weiterentwicklung des Bestehenden: Innovation als Teilbereich des Wissensmanagements.

Den Abschluss bilden im dritten Teil Überlegungen, welche Auswirkungen das auf SharePoint Governancekonzepte hat.

2.) Wozu sind Wikis grundsätzlich geeignet?

Wikis wurden zu einer Zeit populär, als die Zusammenarbeit in vielen Unternehmen noch hauptsächlich  über den Fileserver und „Laufwerk: C“ ablief, mit Dateiablage in verschachtelter Ordnerstruktur. Die Mängel an der Arbeit mit einem Fileserver stimmen bis heute: Unklarheit wo Dokumente überhaupt abgelegt werden müssen, und deren Wiederauffindbarkeit. Probleme mit unterschiedlichen Versionen und deren Gültigkeit. Mangelnde Vernetzung der Inhalte, sowie Probleme mit der Aktualität und der Mehrfachablage von Dokumenten charakterisieren diese Art von Informationsmanagement. Darunter leidet natürlich auch die Effizienz der Zusammenarbeit. Die Koordination anstehender Aufgaben ließ sich damit gar nicht abdecken …

Wikis wurden zu der Zeit fast noch als eierlegende Wollmilchsäue betrachtet, die für alles Mögliche eingesetzt wurden. Vor allem wurden Wikis zu Beginn als Arbeitsräume für Projekte oder ganze Firmen genutzt, und im Grunde überschnitten sich beide Anwendungsschwerpunkte: aus den Vorteilen der Zusammenarbeit ergaben sich wiederum Vorteile für das Wissensmanagement.

Die Verwendung von Wikis als Arbeitsräume hatte seinerzeit durchaus seine Berechtigung. Und die Abkehr vom Dokument als alleiniger Informationsspeicher war ein wichtiger Schritt.

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Die Zeit ist seitdem nicht stehengeblieben, und in den letzten Jahren hat sich viel getan. Mittlerweile haben sich neue Lösungen entwickelt, die die Nachteile der alleinigen Arbeit mit Fileservern aufwiegen. Die Collaboration-Umgebung in Sharepoint, und besonders das Teamsite-Template, sind sehr viel besser dafür geeignet, Arbeitsräume für strukturierte Zusammenarbeit zur Verfügung zu stellen.

Meine These lautet daher, dass Anwendung und Nutzen von Wikis heute anders beurteilt werden muss als vor wenigen Jahren. In den beiden folgenden Kapiteln werde ich erst die Vorteile einer Sharepoint-Teamsite skizzieren. In Abgrenzung dazu lässt sich dann der spezifische Vorteil von Wikis in einer Sharepoint-Umgebung herausarbeiten: weil erst in der Kombination mit Teamsites Wikis nicht mehr als Ersatz verwendet werden, sondern ihr eigentliches  Potential entfalten können. Im Gegensatz zu anderen Lösungen, inkl. Sharepoint Teamsites, ermöglichen Wikis die (ungeplante) Ad-hoc-Zusammenarbeit über Linienorganisations- und Teamgrenzen hinaus.

3.) Was lässt sich mit einer Teamsite besser als mit einem Wiki umsetzen?

Eine Teamsite bietet viele Vorteile für gemeinsames dokumentenzentriertes Arbeiten. Statt Ordnern wie auf einem Fileserver gibt es Bibliotheken. Der Vorteil von Bibliotheken ist die Vergabe von Metadaten für einzelne Dokumente, und deren Hervorhebung für nutzungsspezifische Ansichten. Vor allem gibt es viele Möglichkeiten, Abstimmung über die Erstellung von Dokumenten hinaus abzubilden: Kalender, Aufgabenlisten, Ansprechpartner, Diskussionsforen, … Kombiniert mit flexiblen Berechtigungsstrukturen, und ergänzt um Aufbewahrungsrichtlinien und Workflows.

Eine Teamsite lässt sich fast beliebig verändern, um bestimmte Arbeits- und Abstimmungsprozesse zu erleichtern. Eine Teamsite ist ein gutes Instrument, wenn man eine Vorstellung davon hat welches Ziel erreicht werden soll, was für den Prozess dorthin wichtig ist, und wer für die Zielerreichung benötigt wird.

Die Logik einer Teamsite lautet dementsprechend, was erlaubt man wann wem wie? Sie ist gut geeignet für die strukturierte Erarbeitung von etwas, das sich zu Beginn benennen lässt.

Bei allen Vorteilen hat die dokumentenzentrierte Arbeitsweise in einer Teamsite aber auch Grenzen. Es lässt sich damit gut Bekanntes weiterentwickeln, das sich benennen lässt. Eine Teamsite unterstützt lineare Innovation, aber es ist kein Rahmen um „Neues“ zu entwickeln, das mehr ist als eine Weiterentwicklung.

Zum einen liegt das an der Beschränkungslogik der Teamsite selbst. Sie ist ein abgeschlossener Raum für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern, von denen erwartet wird dass sie kompetent, und für das Ergebnis notwendig sind. Die andere Ursache ist die dokumentenzentrierte Arbeitsweise selbst. Die Logik von Dokumenten ist linear, von A bis Z, es folgt Inhalt auf Inhalt. Eine Struktur dieser Art ist geeignet für z.B. Konzeptpapiere, aber ungeeignet um als Team verschiedene Aspekte eines Themas schrittweise zu erschließen.

Um den Bogen zum Zitat von Henry Ford zu schlagen, wäre die Teamsite-Logik wohl gewesen: „Wie können wir Pferde noch schneller machen?“

[Hier geht´s weiter zum 2. Teil]

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UPDATE 30.5.2012: Mittlerweile habe ich den Eindruck, dass diese Sichtweise „in der Luft liegt“. Aktuell geistert ein englischsprachiger Artikel durch meine Kreise, der ebenfalls dem Sinn- und Unsinn von Wikis nachgeht: When Wikis Succeed and Fail — Collaboration Alternatives

Wikis are an outdated technology, Paul said. Paul noted that in some situations, wikis make sense. When you have a group of people who are expected to collaborate, wikis work well. And internally, wikis are still popular because they provide easy collaboration for employees. In fact, Paul noted that the STC Summit committee uses a wiki to collaborate. So wikis still have a place and purpose.

Dem Artikel fehlt allerdings wieder, wie so oft, eine nähere Angabe, was dieses „Collaboration“ sein soll, für das Wikis nützlich sind.